El pasado 9 de noviembre entraron en vigor las medidas previstas en la Ley 11/2023 de 8 de mayo de 2023 de trasposición de Directivas de la Unión Europea en materia de digitalización de actuaciones notariales. De manera que, los notarios europeos, y por ende los notarios españoles, pueden prestar servicios en línea, tanto a las personas físicas como jurídicas cuando lo necesiten, conservando plenamente la misma seguridad jurídica que cuando se firma presencialmente.
La seguridad informática del proceso quedará garantizada por el uso de la firma electrónica cualificada de los notarios, su sede electrónica y su red privada, todo ellos desarrollados por el centro tecnológico del Notariado, Ancert. Los protocolos electrónicos notariales estarán depositados en el Consejo General del Notariado y solo podrán acceder a ellos y ser utilizados por el notario titular de cada uno, al igual que ocurre con los protocolos en papel, que seguirán estando en las notarías.
Para asegurar una firma electrónica que garantice suficiente seguridad jurídica, se deberá acceder a la plataforma digital que utilizan los notarios, el Portal Notarial del Ciudadano. Las partes podrán conectarse a través de esta plataforma por videoconferencia con el notario y proceder a la formalización de la documentación.
Los actos más relevantes que podrán otorgarse y autorizarse ante notario mediante la comparecencia telemática son los siguientes:
- La intervención notarial de pólizas mercantiles.
- La constitución de sociedades de responsabilidad limitada.
- Nombramientos y apoderamientos mercantiles
- Otorgamiento de cartas de pago y la cancelación de garantías.
- Las actas de junta general.
- Los testimonios de legitimación de firmas.
- Las declaraciones de obra nueva sin extinción de condominio, ni adjudicación de propiedad, y la división de la propiedad horizontal.
Procedimiento
El procedimiento de comparecencia “digital” ante notario se realizará en la “sede electrónica notarial” a la cual se deberá acceder con certificado digital que acredite la identidad del interviniente.
Asimismo, en la propia videoconferencia, el notario deberá identificar a los intervinientes y exhibir los documentos objeto de autorización de tal forma que puedan ser leídos y cuestionados por los intervinientes conectados a la videoconferencia.
En lo relativo al proceso de formalización de actos jurídicos por videoconferencia, el notario enseñará el documento al firmante con el fin de que pueda ejercer su derecho de lectura, además de la lectura alternativa realizada por el propio notario, y del asesoramiento que puede ofrecer sobre su contenido.
En caso de que el firmante (persona física o jurídica) no dispusiese de una firma electrónica, podrá obtenerla gratuitamente ante la administración pública.
El procedimiento deberá seguir los mismos trámites y advertencias propias de una comparecencia física ante notario tras los cuales, este último, procederá a la firma del documento. Queda por determinar si la plataforma permitirá la firma de los intervinientes lo cual sería lógico ya que deberán acceder a la misma con sus certificados digitales.
Cabe destacar que esta novedad es una vía alternativa al sistema presencial tradicional y que siempre cabe la posibilidad de acudir a la notaría para proceder a la firma de dichos actos.
Modificaciones en cuanto a las copias y los protocolos notariales
Todas las escrituras que se autoricen deberán llevar aparejado un protocolo electrónico que prevalecerá en caso de discrepancias entre lo recogido en estos y las matrices en papel. En consecuencia, las copias que se soliciten de las escrituras se emitirán teniendo como base el protocolo electrónico.
Inclusión de CSV (Código de Verificación Seguro) en las escrituras
Al igual que sucede ya con la gran mayoría de los documentos emitidos por las distintas administraciones, se va a incluir un CSV que permitirá el cotejo de la veracidad de las escrituras, de tal modo que cualquier persona que tenga este código podrá verificar en la Sede Electrónica Notarial el contenido de estas.
Además, se podrán solicitar copias de las escrituras telemáticamente en la Sede Electrónica Notarial, acreditando la condición de interesado mediante certificado electrónico.
Publicación realizada por nuestra compañera Gemma Blázquez López Abogada en Fabregat Perulles Sales.
