Le règlement européen 2016/1191 du Parlement européen et du Conseil du 6 juillet 2016 facilitant la libre circulation des citoyens en simplifiant les exigences relatives à la présentation de certains documents publics dans l’UE est appliqué depuis le 16 février 2019 dans tous les pays de l’UE.
Avant l’entrée en vigueur du règlement susmentionné, les citoyens de l’UE qui devaient présenter un acte public dans un autre pays membre étaient tenus de le faire avec un cachet d’authenticité, appelé apostille, ainsi qu’une copie certifiée conforme et une traduction assermentée de l’acte.
Toutefois, depuis l’entrée en vigueur du règlement de l’UE 2016/1191, les documents publics et leurs copies certifiées conformes délivrés par les autorités d’un pays de l’UE doivent être acceptés comme authentiques. La Commission pourra obtenir un certificat d’authenticité auprès des autorités d’un autre pays de l’UE sans avoir besoin d’un cachet d’authenticité, c’est-à-dire l’apostille. Toutefois, selon l’article 2 de ce règlement, les documents concernés sont ceux relatifs aux thèmes indiqués à continuation : naissance, certificat de vie, décès, mariage (y compris la capacité de contracter mariage et l’état-civil), divorce, pacs, séparation judiciaire ou annulation du mariage ou du PACS, adoption, domicile ou résidence, nationalité, absence de casier judiciaire et le droit de vote et d’éligibilité aux élections municipales et aux élections au Parlement européen.
À cet égard, le règlement a également supprimé l’obligation de fournir l’original de l’acte authentique et une copie certifiée conforme, car si seule la copie certifiée conforme est autorisée dans l’État membre d’où provient le document, l’État de réception ne peut pas obliger le citoyen à produire l’original du document.
Une autre nouveauté qui accompagne ce règlement est la suppression de l’obligation de fournir une traduction des actes authentiques. Toutefois, si le document n’est pas dans l’une des langues officielles du pays qui le demande, les citoyens peuvent demander aux autorités un formulaire multilingue standard, disponible dans toutes les langues de l’UE. Ce document sera joint au document public afin d’éviter les exigences de traduction. Dans ces cas, l’autorité destinataire ne peut exiger une traduction du document public que dans des circonstances exceptionnelles.
Nonobstant ce qui précède, si les autorités du pays de l’UE d’accueil exigent une traduction certifiée du document public présenté par le citoyen, elles doivent accepter une traduction certifiée faite dans n’importe quel pays de l’UE.