El pasado 30 de enero de 2025, entró en vigor la Directiva (UE) 2025/25, mediante la cual se modifican las Directivas 2009/102/CE y (UE) 2017/1132. Dicha directiva tiene por objeto impulsar la digitalización en el Derecho de sociedades en los Estados miembros de la Unión Europea.
Esta normativa está orientada a garantizar un acceso más eficiente y fiable de la información societaria, facilitar la constitución de sociedades en línea, y simplificar los trámites transfronterizos a través del Sistema de Interconexión de Registros Mercantiles (BRIS). Además, introduce el Certificado de Sociedad de la UE y el Poder de Representación Digital reforzando con ello la siempre necesaria seguridad jurídica. Al propio tiempo establece la exención de legalización y apostilla para ciertos documentos societarios emitidos en formato electrónico, reduciendo así las barreras administrativas que actualmente existen en operaciones transfronterizas. En definitiva, se facilita la libre circulación de documentos societarios.
En este contexto, el notariado ha dado un paso más en la digitalización, permitiendo la firma por videoconferencia de determinados documentos notariales, sin necesidad de que los otorgantes deban desplazarse físicamente a la oficina notarial.
A través del Portal Notarial del Ciudadano, pueden acceder a este servicio personas físicas (mediante certificado digital o Cl@ve PIN), representantes de personas jurídicas (con un poder notarial válido) y personas extranjeras. En este caso, deberán contar con un certificado digital válido y un documento de identificación con foto (NIE/NIF o pasaporte) que coincida con los datos del certificado. Este proceso garantiza seguridad y plena validez legal.
¿Qué tramites pueden realizarse mediante este sistema?
Los trámites para lo que puede acudirse a dicho proceso de firma son los siguientes:
- La Constitución de sociedades, nombramientos y apoderamientos mercantiles.
- Las pólizas mercantiles.
- Los poderes de representación procesal y revocaciones de poderes (excepto los generales preventivos).
- Cancelaciones de garantías y cartas de pago.
- Las actas de junta general y las de referencia en sentido estricto.
- Los testimonios de legitimación de firmas, testamentos en situación de epidemia declarada.
- Las declaraciones de obra nueva, sin extinción de condominio, ni adjudicación de propiedad y la división de propiedad horizontal.
- La conciliación (salvo que el notario considere conveniente la presencia física)
- Aquellos actos y negocios jurídicos para los que, conforme a su naturaleza, se establezca reglamentariamente.
¿Cómo funciona el proceso?
Los trámites son, en esencia, los siguientes:
1️) Registrarse en el Portal Notarial del Ciudadano con certificado digital o Cl@ve PIN.
2️) Validación de identidad mediante DNI/NIE y confirmación en el portal.
3)Acceso a la videoconferencia con el notario, donde se verifica la identidad y se procede a la firma electrónica.
4️) El notario, tras su firma,otorgará plena validez jurídica al documento.
Una vez formalizado, el cliente podrá recibir su copia autorizada de diferentes formas:
- En formato electrónico, con un Código Seguro de Verificación (CSV).
- De forma física, recogiéndola en la notaría o solicitando su envío por correo.
Este sistema ahorra tiempo y evita desplazamientos, permitiendo a clientes extranjeros o con movilidad reducida poder firmar documentos con total seguridad, desde cualquier lugar.
*** La información de esta nota es de carácter general y no constituye opinión profesional ni servicio de asesoramiento legal o fiscal.
